Hvordan kan vi trene på kommunikasjon som en del av det vi likevel skal gjøre på jobben? Her tester jeg ti tanker om kommunikasjonstrening i en hektisk lederhverdag.

FRA UNDERVISNING TIL PRAKSIS: Hvordan skal vi klare å overføre inspirasjon fra kurs, undervisning og lederutviklingsprogram inn i den travle lederhverdagen? Det er tema for refleksjonsoppgave for ledere i Nordre Follo kommune (Foto: Audun Farbrot)

Bevisst kommunikasjonstrening med konstruktive tilbakemeldinger fra folk som vil deg vel, gir forbløffende gode resultater, viser forskning:

• Du blir bedre til å kommunisere
• Bedre kommunikasjon gjør deg til en bedre leder
• Ledere som kommuniserer godt, styrker medarbeidernes engasjement
• God kommunikasjon øker sannsynligheten for å lykkes med nødvendig endringsarbeid i organisasjonen.

Kommunikasjon er som en muskel, du blir bedre til å kommunisere om du trener systematisk.

Les også: Ti kommunikasjonsferdigheter som løfter karrieren din

Noe av det morsomste jeg vet er å utfordre, motivere og trene ledere og fageksperter til å kommunisere bedre. Ingenting gleder meg mer enn å bidra til å gjøre andre bedre til å kommunisere.

Men, hvordan skal vi klare å overføre inspirasjon fra kurs, undervisning og lederutviklingsprogram inn i den travle lederhverdagen? Svaret er enklere sagt enn  gjennomført.

Du skal nemlig ikke drive kommunikasjonstrening i tillegg til alt det andre du gjør som leder eller som medarbeider. Du skal trene på kommunikasjon som en integrert del av det du likevel skal gjøre.

Her er ti tanker om hvordan du kan trene kommunikasjon på jobben.

1. Velg deg én kommunikasjonsferdighet du vil forbedre

Uansett hvor gode vi er til å kommunisere, kan vi alltid trene oss enda bedre. Velg deg én, og bare én, kommunikasjonsferdighet du vil forbedre. Skal treningen gi effekt, krever det systematisk trening over tid. Da er det klokt ikke å gape over for mye av gangen. Når andre opplever at du behersker ferdigheten du har valgt å forbedre, kan du gå løs på neste kommunikasjonsferdighet.

Les også: Kommunikasjon som endringsverktøy

Her er forslag til kommunikasjonsferdigheter du kan velge å trene på: 1) Reell involvering av ansatte, 2) Visjon som motiverer og gir retning og mening 3) Skriv og snakk så enkelt, klart og forståelig som mulig, 4) Kommunikasjon går begge veier 5) Vær raus med å gi konstruktive tilbakemeldinger, 5) Be om og vær takknemlig for å få konstruktive tilbakemeldinger, 6) Ta sjansen på tillit hvis det ikke er grunn til noe annet, 7) Ikke være redd for å erkjenne feil, 8)Vis at du bryr deg om medarbeiderne dine, 9) Ta sjansen på å være deg selv, 10) Åpen, ærlig, tidsriktig og transparent kommunikasjon, 12) Kommunisér ansikt-til ansikt såfremt det er mulig. Du kan naturligvis velge deg andre kommunikasjonsferdigheter du vil trene på.

2. Alliér deg med en eller flere medsammensvorne

Velg deg en lederkollega eller medarbeider som vil deg vel som din sparrings- og treningspartner. Bruk din allierte til å utvikle ditt personlige kommunikasjonstreningsprogram, gi deg tilbakemeldinger og til å passe på at du ikke sklir tilbake til gamle vaner.

3. Identifisér naturlige treningsarenaer i dine daglige aktiviteter

Lag en oversikt over aktivitetene du gjør i jobben din. Tenk på hvordan du trene på kommunikasjon i hver av disse aktivitetene. Møter, for eksempel, er en arena som åpner for et utall av mulige øvelser i kommunikasjonstrening. Skriv ned så mange kommunikasjonsøvelser du kommer på for hver av aktivitetene du gjør på jobben. Presentér og diskuter oversikten over kommunikasjonsøvelser med treningspartneren din.

4. Utsett deg selv for ikke planlagte møter med medarbeidere

Forsyn deg med kaffe på en annen plass enn du pleier, og slå av en prat med de du møter. Gå trappene i stedet for å ta heise, og se på, hils og veksle noen ord med folk du møter på veien. Varier veiene du går til neste møte. Bruk lunsjen til å bli kjent med kolleger. Tilfeldige møter kan gi deg nye impulser og ideer som kan inspirere til bedre beslutninger.

5. Legg inn kaffemøter med folk i ulike deler av organisasjonen

Ledere tilbringer mye av tiden i møter der de møter mange av de samme folkene. Lån øre til noen av dem du vanligvis ikke møter over en kopp kaffe.

6. Be om oppriktige, konstruktive tilbakemeldinger på kommunikasjonssituasjoner

Effektiv kommunikasjonstrening krever konstruktive tilbakemeldinger, både om hva som fungerer bra, men også om det du kan gjøre annerledes og enda bedre. Bruk treningspartneren din der det er mulig. Men velg deg også ut andre som utsettes for din kommunikasjon, enten du holder foredrag, presentasjon, leder et møte eller sender ut en epost. Lytt oppmerksomt på tilbakemeldingen, og spør for å få vite mer.

Les også: Kunsten å lære av tilbakemeldinger

7. «Snakketrikset»

Professor Gudmund Hernes spurte en gang den erfarne næringslivslederen Åse Aulie Michelet om hva som er hennes beste råd til unge ledere. «Snakketrikset», svarte hun. Og det er ikke snakk om noe triks. Det handler simpelthen om å spørre medarbeidere hun møter om hvordan de har det og hva de er opptatt av. Det er ikke bare en kilde til ideer og økt innsikt om hva som rører deg, det er også en måte å bygge relasjoner med dine medarbeidere.

8. Mikroløft og mikrotilbakemeldinger

Forskerne Irmelin Drake og Laura E.M. Traavik ved Kristiania har utviklet en både enkel og effektiv oppskrift på økt arbeidsglede i organisasjonen. Gjennom små bekreftelser og mikroløft kan ledere skape en mer inkluderende, rausere og vennligere arbeidsplass, hevder de. Mikrobekreftelser gjenkjenner og validerer individer på måter som gir et godt utgangspunkt for at de skal trives bedre på jobben.  Mikroløft er små handlinger, ofte av kortvarig eller umiddelbar karakter, som har til hensikt å løfte andre og gjøre noe positivt for akkurat dem.

9. Allier deg med en kommunikasjonsmentor

Du kan også engasjere en erfaren mentor i kommunikasjonsferdigheter som kan hjelpe deg til å utvikle ditt personlige treningsprogram, holde momentum i treningen og gi deg nødvendige støtten i å mestre og forbedre dine kommunikasjonsferdigheter. Det kan også være en idé å knytte til seg en lederutfordrer, som med unge, friske øyne kan utfordre deg til å bli en bedre kommunikator.

10. Skap nye, varige kommunikasjonsvaner

Målet med kommunikasjonstrening er å skape nye, varige kommunikasjonspraksiser som gjøre deg til en bedre kommunikator og leder. Kommunikasjon er ditt aller viktigste lederverktøy. Det er gjennom god kommunikasjon du får folkene dine med deg.

Jeg vil veldig gjerne høre hva du synes om mine ti tanker om kommunikasjonstrening som integrert del av dine daglige aktiviteter. Har du andre ideer om hvordan vi kan trene på kommunikasjon på jobben?

Referanser:

• Bjugstad, Therese, Marthe Berntzen og Sut I Wong (2018): Lederkommunikasjon: En nøkkel for medarbeiderengasjement. Magma nr. 4/2018.
• Drake, Irmelin og Laura Traavik (2022): Små handlinger på jobben kan gjøre stor forskjell. Kunnskap Kristiania, 16. mars 2022.
• Maçães, M. A. R. & Román-Portas, M. (2022). The effects of organizational communication, leadership, and employee commitment in organizational change in the hospitality sector. Communication & Society, 35(2), 89-106.
• Artikkelen baserer seg på forberedelser til tre forelesninger i «Kommunikasjon som endrings- og lederverktøy» som jeg holdt i november 2023 på lederutviklingsprogram for Nordre Follo kommune.