Leser folk e-postene du sender? Og kanskje viktigere. Gjør folk det du vil de skal gjøre?

Det er både raskt og effektivt å sende e-post om du vil at noen skal gjøre noe. Derfor er det ikke så rart at mange opplever at det strømmer inn hele tsunamier av elektroniske brev i innboksen.

Ikke alt blir lest. Selv om e-posten blir lest, er det ikke sikkert at mottakeren gjør det du vil hun skal gjøre. Ord blir ikke alltid til handling, heller ikke gjennom e-post.

Selv bruker jeg E-post blant annet til å invitere/utfordre forskere til å fortelle hva de kan og hva de har funnet ut til andre enn sine kolleger. Her er et lite eksempel på hvordan jeg skriver til en doktorgradsstipendiat som er klar for å disputere for doktorgraden.

Her er et eksempel på en E-post jeg sendte til en av forskerne «mine», Ide Katrine Birkeland, som har tatt doktorgrad på lidenskap for jobben.

Forsker Ide Katrine Birkeland leste E-posten, og tok også utfordringen. Sammen utarbeidet vi en formidlingsartikkel som presenterer hovedresultater i doktorgradsavhandlingen hennes: Farlig lidenskap på jobben (lenke til formidlingsartikkelen).

Hva kan du gjøre for å skille deg ut i e-post-strømmen? Hvordan øke sannsynligheten for at mottakeren leser meldingen din? Hvordan kan du sikre at e-posten resulterer i ønsket handling?

Det har jeg skrevet om i en kommentarartikkel i Dagsavisen 15. september 2014 (lenke til Nye Meninger, Dagsavisens debattsider på nett).

Her presenterer jeg sju praktiske råd:

1. Bruk emnefeltet smart. Hva handler e-posten om? Vær konkret og kortfattet. Finn gjerne en personlig vri. Selv bruker jeg med hell: «Dagens morsomste utfordring» sammen med den konkrete forespørselen. Det er også mulig å prøve ut spørsmål som vekker nysgjerrighet.

2. Vær høflig, hyggelig og personlig. Start brevet med en hilsen. Det går ofte bra med hei og fornavn til nordmenn, men i enkelte tilfeller kan det være greit å starte ut med «Kjære» og fullt navn.

3. Gå rett på sak. «Jeg vil gjerne invitere/utfordre deg til…». Så kan du kort fortelle litt om hva det går ut på.

4. Bruk et enkelt og forståelig språk. Ikke bruk STORE bokstaver for å understreke budskapet. Sløs heller ikke med utropstegn (!!!).

5. Vis hvorfor mottakeren er den utvalgte. Se og anerkjenn hennes kunnskap, kompetanse og egnethet for det du ønsker at hun skal gjøre. Inviter mottakeren til å ta kontakt om hun lurer på noe.

6. Oppfordre til handling. Selv tar jeg av og til sjansen på å avslutte en forespørsel med «Ser fram til din raske, positive tilbakemelding». Noen vil kanskje tenke at det er litt vel offensivt. Men vær tydelig på hva du forventer.

7. Avslutt med en personlig, hyggelig hilsen. Selv bruker jeg gjerne: «Ha en fortsatt god, skapende uke».

Noen velger å legge til smilefjes og andre symboler. Det er en risikosport, advarer professor Linda Lai ved Handelshøyskolen BI, som blant annet forsker på bruk av smilefjes i arbeidslivet (lenke til formidlingsartikkel). Vel kan du oppfattes som hyggelig, men det er fare for at du oppfattes som mindre kompetent. Særlig om du er mann.

Kanskje har du også noen tips du vil dele?