Ledelse er ikke for pyser, heller ikke i det vi husker som normale tider. Å lede gjennom skjermen kan på mange måter sammenlignes med ekstremsport.

Ekstrem er et ord vi hentet fra latin, extremus, og kan oversettes med ytterst. Vi snakker altså om å praktisere ledelse helt på grensen av hva du evner, makter eller tåler.

Den store lederutfordringen vil da være: Hvordan kan du være nær og tilgjengelig for dine medarbeidere når skjermen pr. definisjon gjør deg fjern?

Skal du ha noen som helst sjansen til å lykkes må du være djevelsk god til å kommunisere med, ikke bare til dine medarbeidere.

Tynnere og fattigere kommunikasjon

Digitale samarbeidsverktøy er effektive for å kommunisere om ordinære driftsoppgaver. Men de egner seg ikke spesielt godt for å få til god kommunikasjon i prosesser for problemløsing, kreativitet, nyskaping, utviklingsarbeid og vanskelige samtaler.

Kommunikasjon via skjerm er en tynnere og vesentlig fattigere form for kommunikasjon enn kommunikasjon ansikt til ansikt.

Det er ekstremt mye vanskeligere å engasjere, begeistre og holde på oppmerksomheten til folk gjennom skjerm enn ansikt til ansikt.  Zoom-utmattelse er nå så utbredt at det forskes på det.

Selv om teknologien for digitale møter er blitt bedre, mister vi mange viktige sider av den sosiale situasjonen som normalt gir oss trygghet i møte med andre menneske.

Jeg kan for eksempel ikke få skikkelig blikkontakt med deg gjennom skjermen.

Jeg kan kun i begrenset grad få med meg den viktige ikke-verbale kommunikasjonen som skjer med øynene, mimikken, hendene og kroppsspråket ditt.

Dialogen og samtalene i digitale rom blir mindre spontane. Vi har mistet muligheten til å lufte ideer og tanker som ikke passer inn i formelle møteagendaer eller til å oppklare små misforståelser.

Mest av alt savner jeg de ikke planlagte møtene som skjer ved kaffemaskinen, i kantina, i trappen, i heisen, i møterommene og alle andre steder. De er det ikke mulig å digitalisere.

Hva lederteorier mangler

Ledelsesteorier og bøker har en stor svakhet. De forteller lite eller ingenting om hvordan du skal få folk med deg og få dem til å gjør det du vil.

Kommunikasjon kan utvikles til å bli ditt ditt viktigste lederverktøy. Eller spissformulert: Uten kommunikasjon, ingen ledelse.

Jeg vil i dette innlegget svare på tre sentrale spørsmål i ledelse:

1) Hvordan får du dine ansatte til å yte sitt beste?

2) Hva kjennetegner de beste lederne?

3) Hvordan får du folkene dine med deg? Her vil jeg gi 12 konkrete råd om hvordan du som leder kan kommunisere godt med dine medarbeidere gjennom skjermen.

Hva mener vi egentlig med kommunikasjon?

Kommunikasjon er et begrep vi har hentet fra latin, communicare, som betyr «å gjøre felles». Det har noen konsekvenser for hva som kreves av kommunikasjonsferdigheter. For å lykkes med kommunikasjon, er det altså ikke tilstrekkelig å være drivende god til å formidle, overbevise og overtale.

God kommunikasjon skal ikke bare være forståelig, selv om det kan være vanskelig nok å få til. Den må også være relevant og interessant for den du ønsker å kommunisere med.

Og det er den andre, kollegaen eller sjefen din som bestemmer om du har lykkes.

Det hjelper ikke at du selv er innmari fornøyd med hvordan du formulerer det. Skal noe bli felles, må du bry deg om hvem du kommuniserer med, og hva hun eller han er opptatt av.

Hva er ledelse?

Det finnes hundrevis av definisjoner på ledelse. Her er en som fanger opp mye av det vesentlige i ledelse: «En prosess der et individ (lederen) påvirker en gruppe (medarbeidere) til å nå felles mål».

Det viser seg å ikke være så enkelt å få til i praksis.

Mellom 65 og 75 prosent av de ansatte i en hvilken som helst organisasjon rapporterer at det verste med jobben er deres nærmeste leder.

Norge er langt fra noe forgangsland i ledelse. Vi ligger bare litt over gjennomsnittet.

En femtedel av norske ledere bruker liten eller ingen tid på ledelse. Hver tredje norske medarbeider gir sin nærmeste leder strykkarakter for ledelse.

Hvordan få det beste ut av dine ansatte?

Ledere som ønsker å få det beste ut av sine medarbeidere, må tilfredsstille tre grunnleggende behov ansatte har:

• Behov for autonomi: Ansatte opplever et behov for å kunne ta selvstendige valg innenfor avklarte rammer. De vil selv vurdere hvordan jobben kan gjøres på best mulig måte basert på sin egen erfaring.
• Behov for mestring: Medarbeidere ønsker å oppleve mestring og å føle seg kompetente når de utfører eksisterende jobb. De vil også tørre å utforske nye og forbedrede måter å gjøre jobben på.
• Behov for sosial tilhørighet. Ansatte ønsker å oppleve sosial tilhørighet gjennom gode relasjoner til nærmeste leder og øvrige kolleger. Fersk McKinsey-studie: Hvis du ønsker deg tilfredse og motiverte medarbeidere, er det beste du kan gjøre å investere i å skape gode relasjoner.

Dette er behov som krever gode kommunikasjonsferdigheter, og som ikke er mindre viktige når vi jobber digitalt. 

Hva kjennetegner de beste lederne?:

Internasjonale forskningsstudier viser at de beste lederne oppnår høye verdier på de fem personlighetstrekkene som inngår i femfaktormodellen, som er gullstandarden innen forskning på personlighet.

De fem personlighetstrekkene er: følelsesmessig stabilitet, ekstraversjon (utadvendthet), åpenhet for nye erfaringer, omgjengelighet og planmessighet.

Det gir oss fem kjennetegn på virkelig effektive ledere:

1. Evne til å tåle press og stress i jobben. Ledere har høy grad av følelsesmessig stabilitet.
2. Evne til å ta initiativ, være tydelig og kommunikativ. Ledere er utadvendte, med høy grad av ekstraversjon (utadvendthet).
3. Evne til nytenkning, nysgjerrighet og visjon. Effektive ledere har høy grad av åpenhet for nye erfaringer.
4. Evne til å støtte, imøtekomme og inkludere medarbeidere. Effektive ledere viser høy grad av omgjengelighet.
5. Evne til å sette mål, være grundig og følge opp. Effektive ledere har høy grad av planmessighet.

Det er verdt å legge merke til at tre av de fem kjennetegnene i stor grad handler om kommunikative evner og ferdigheter.

Det er altså ikke tilstrekkelig å være god til å sette mål og ta beslutninger, for så å følge dem opp gjennom kontroll og rapporteringssystemer.

12 råd om god lederkommunikasjon

Her er 12 tanker om hvordan du som leder kan kommunisere godt med dine ansatte også gjennom skjermen.

1. Lytt til og involver alle dine medarbeidere. Kommunikasjon er en toveis aktivitet, ikke bare enveis formidling av beslutninger. Som leder må du kommunisere med folk, ikke bare til dem. Du må være minst like flink til å lytte som til å snakke. Hvis du er en god leder, har du ansatt folk som er flinkere enn deg selv på alle områder. For å dra fordel av det, må du invitere dem til å komme med innspill og forslag. Det er ikke mindre viktig når lederkommunikasjon skjer gjennom skjermen. Snarere tvert imot. Involver de som ikke sier noe i videomøter.
2. Vær åpen, ærlig og transparent i din kommunikasjon. Det er det få som vil være uenige i. Likevel er det sjelden ledere er like raske med å kommunisere om dårlige nyheter som om gode nyheter. Det er syretesten på åpenhet.
3. Skriv og snakk så enkelt, klart og forståelig som mulig. Styr unna fagbegreper stammespråk, konsulentfloskler og lederpreik. Som nobelprisvinner i Økonomi Daniel Kahneman sier det: Hvis du virkelig vil bli oppfattet som intelligent og troverdig skal du ikke bruke et komplekst språk der du kan bruke et enklere språk».
4. Vær nær og tilgjengelig selv om skjermen gjør deg fjern. Fin din balanse mellom å være profesjonell og personlig. Vis din sårbarhet. Ta sjansen på å være deg selv. Ikke være redd for å innrømme at du har tatt feil. Ansatte vil ha autentiske ledere.
5. Vis at du «ser» og bryr deg om medarbeiderne dine. De beste lederne er gode til å bygge relasjoner med sine medarbeidere. Sett av tid til hver enkelt av medarbeiderne dine. Det er fort gjort å glemme de du ikke ser. Her kan noen få, små, velvalgte ord i en melding gjøre stor forskjell. Hør hvordan det går med dine ansatte, både med arbeidsoppgaver, motivasjon og trivsel. Tenk også på om det er mulig å etablere uformelle, sosiale digitale møteplasser i tillegg til formelle digitale møter. Den erfarne lederen Åse Aulie Michelet har sagt det slik: ”Det beste tipset jeg kan gi om ledelse, er snakketrickset”. Med det mener hun at hun spør hvordan medarbeiderne har det og hva de er opptatt av.
6. Ta sjansen på tillit hvis det ikke er grunn til noe annet. Det er fristende å tenke på hvordan du kan passe på at ansatte ikke sluntrer unna jobben når de sitter på hjemmekontoret. Dropp det. Kontroll og målstyring dreper flinke medarbeideres initiativ og lyst til å gjøre en best mulig jobb. Medarbeidere ønsker selv å bestemme hvordan de skal løse sine oppgaver innenfor gitte rammer.
7. Vær synlig i digitale kommunikasjonskanaler. Ledere må gå i front for god internkommunikasjon. Vær aktiv både i interne kommunikasjonskanaler og i sosiale medier. Vær tilgjengelig. Inviter til dialog. Gjør det enkelt å ta kontakt med deg. Svar på henvendelser du får.
8. Vær raus med konstruktive tilbakemeldinger. Ta folk på fersken i å gjøre en god jobb og si fra om det. Det er med på å støtte opp under ønsket adferd. Fortell hvorfor du synes det er bra. Det forutsetter at du bryr deg, og vet hva folk gjør. Konstruktive tilbakemeldinger er tilbakemeldinger som oppleves som: «styrkebaserte» (som omhandler positiv adferd og resultater som stammer fra medarbeiderens kunnskap og ferdigheter), oppgaverelaterte (i motsetning til personorienterte), spesifikke og lette å forstå og akseptable og nøyaktige. NB! Timingen må også oppleves som god.
9.  Sett av tid til å evaluere digitale møter. Be om å få tilbakemeldinger. Hva fungerte bra? Hvordan kan de gjøres bedre?
10.  Tenn håp. Legg planer og snakk positivt om hva dere skal gjøre etter pandemien. Håp innebærer viljen til å komme dit du ønsker, og samtidig ha forskjellige strategier for å komme deg dit du vil.
11. Sett av tid til småprat også i digitale møter. Jeg har satt inn Åpen post som et ekstra agendapunkt i mine ledermøter.  Det er en kanal for å få mer om hva som rører seg. Erstatt noen av de evinnelige videomøtene med «Gå og snakk i telefonen»- møter.
12.  Husk å feire! Har dere fått til noe som er verdt å feire eller markere? Er det noen som har utmerket seg, enten enkeltmedarbeider eller team? Motivere til å dele positive resultater og opplevelser. Er det noen som fyller år? Grip alle muligheter til å feire. Inviter dine ansatte til å komme opp med ideer til digitale markeringer.

Til slutt: Pass på at både du og dine medarbeidere får nok fysisk aktivitet, minst 30 minutter om dagen.

Oppsummert: Hvis du virkelig ønsker deg tilfredse medarbeidere, skal du investere i å skape gode relasjoner med dem.

Referanser:

Farbrot, Audun (2018): Ledelse gjennom kommunikasjon. Magma nr. 4/2018.

Artikkelen er en redigert versjon av forelesningen «Ledelse gjennom skjerm er ekstremsport» på Politijuristenes digitale ledersamling 18. mars 2021.