Å skrive kort, poengtert og konsist er ikke bare til hjelp for leseren. Det kan også hjelpe deg til å tenke klarere.

Lørdag morgen, den andre lørdagen i januar 2017, mottok jeg et brev, eller memorandum, fra Winston Churchill, datert 9. august 1940.

Brevet var ikke personlig adressert til meg. Det kom heller ikke direkte fra statsministeren, forsinket av treg postgang. Memo’et plinget inn som et bilde på mobilen min fra kollega Øyvind Kvalnes. Han hadde plukket det opp fra karrierenettverket LinkedIN. Øyvind vet at jeg er mer enn gjennomsnittlig opptatt av å skrive.

Jeg opplevde likevel at Churchill snakket direkte til meg gjennom brevet. Budskapet er, om mulig, mer aktuelt i dag enn det var for vel 76 år siden.

Her kan du lese memoet fra Winston Churchill. Blogginnlegget fortsetter etter faksimilen av memoet:

Faksimile av memorandum fra Winston Churchill.

Korthet

Memoet bærer overskriften «Korthet» (Brevity), i sannhet en kortfattet, poengtert og godt dekkende overskrift. Og memoet holder seg innenfor én A4-side. Skribenten demonstrerer dermed evne til selv å skrive kort.

Churchill innleder med å konstatere at vi alle må lese haugevis av notater for å gjøre jobben våre. Nesten alle notater er alt for lange, konstaterer han. Dette innebærer sløsing av tid. Ikke bare er det tidkrevende å lese langt, vi må også bruke mye energi for å finne frem til essensen.

Noen som kjenner seg igjen i Churchills observasjon? Hender det at du får (alt) for lange notater og dokumenter?

• Les også: Klarer du å si det på 140 tegn?

Fire råd om kortere tekster

Churchill ber sine kolleger i regjeringen og deres medarbeidere om å skrive kortere rapporter. Han gir samtidig fire praktiske råd om hvordan de skal få til det i praksis. Rådene er verdt å lytte til også i dag.

• Målet er rapporter som presenterer hovedpoengene i korte og skarpe avsnitt.
• Hvis rapporten baserer seg på detaljerte analyser av kompliserte faktorer eller statistikk skal disse tas med som vedlegg.
• Det er ofte bedre å presentere overskrifter enn en omstendelig (full-dress) rapport. Overskriftene kan utdypes muntlig om nødvendig.
• Utelat ulne fraser som bare er fyllmasse. Ikke vær redd for å bruke korte, uttrykksfulle fraser selv om de høres muntlige ut. Churchill gir også eksempler på fraser han vil ha en slutt på: «It is also of importance to bear in mind the following considerations…».

Les også: Skriv! Gjerne kort(ere) enn kronikk!

Hjelp til å tenke klarere

Winston Churchill legger ikke skjul på at notater som er skrevet etter disse retningslinjene, i første omgang vil se røffere ut enn notater som bruker den langt glattere, offisielle sjargongen.

Han understreker at gevinsten vil være store besparelser i tid. Samtidig legger Churchill vekt på at øvelsen med å fremsette konsise og reelle poenger også vil være en hjelp til å tenke klarere.

For egen regning vil jeg tilføye at kort sagt ikke alltid er klart tenkt. Men, uklare tanker blir lettere avslørt om de ikke pakkes inn i ulne fraser. Skal du få folk til å lese langt, må du beherske kunsten det er å skrive kort. All kommunikasjon starter med de 140 første tegnene.